কাস্টমার ও বাকী

এলপিজির ব্যবসায় হোটেল, রেস্টুরেন্ট, মাদ্রাসা আর পরিচিত বাসাগুলো প্রায়ই বাকীতে নেয়। GasDesk প্রতিটি বাকী বিক্রি কাস্টমারের খতিয়ানে তুলে রাখে, আর আদায় হলে কেটে দেয়। বাকী পাতা বলে কে কত দিন ধরে কত টাকা বাকী রেখেছে।

কাস্টমারের তালিকা

কাস্টমার পাতায় সব ক্রেতা, প্রত্যেকের ধরন (বাসা / দোকান / প্রতিষ্ঠান), শেষ কবে কিনেছেন আর বর্তমান বাকী। ওপরের ঘরে নাম, মোবাইল, বাড়ি বা ঠিকানা লিখে খুঁজুন।

নতুন কাস্টমার সাধারণত বিক্রির সময়ই তৈরি হয় — বিক্রির পাতায় নাম বা মোবাইল লিখলেই হলো। আগে থেকে যোগ করতে চাইলে + নতুন কাস্টমার চেপে মোবাইল, নাম, বাড়ি/দোকানের নাম, ঠিকানা আর ধরন দিয়ে সংরক্ষণ চাপুন।

বাকীর তালিকা

বাকী পাতার ওপরে:

• মোট বাকী আর কতজনের কাছে।
• কত পুরনো: ০–৩০ দিন, ৩১–৬০ দিন, ৬১–৯০ দিন, ৯০+ দিন। লাল ঘরগুলো (৬০ দিনের বেশি) আগে আদায়ের চেষ্টা করুন।

নিচে প্রত্যেক কাস্টমারের লাইন: নাম (চাপলে খতিয়ান খোলে), বাড়ি, ঠিকানা, ফোন (চাপলেই কল), "পুরনো বাকী (তারিখ) (… দিন)" আর "শেষ আদায় (তারিখ)" বা "কোনো আদায় নেই"। ডানে বাকীর টাকা — ৬০ দিনের বেশি পুরনো হলে লাল।

বাকীর বয়স হিসাব হয় আগের বাকী আগে শোধ ধরে: কেউ টাকা দিলে সবচেয়ে পুরনো বাকী আগে কাটা যায়, তাই "পুরনো বাকী"-র তারিখ আসলে যে বাকী এখনো শোধ হয়নি তার তারিখ।

প্রতিটি বাকী সেই শাখার, যেখান থেকে বাকীতে বিক্রি হয়েছিল — আদায় যে শাখাতেই হোক। ম্যানেজার আর ডেলিভারি ম্যান নিজের শাখার বাকী দেখেন; মালিক ওপরের শাখা বাছাই অনুযায়ী।

বাকী আদায়

দুই জায়গা থেকে আদায় তোলা যায়:

বাকী পাতা থেকে (দ্রুত):

1. কাস্টমারের লাইনে আদায় চাপুন। পুরো বাকীর টাকা নিজে বসে যায়।
2. কম পেলে টাকা বদলান, দরকার হলে নোট লিখুন (যেমন "বিকাশে দিলেন")।
3. ✔ জমা নিন চাপুন। সবুজ লেখায় ওঠে "… — ৳… আদায় হয়েছে"।

কাস্টমারের খতিয়ান থেকে: খতিয়ানের ওপরে আদায়ের টাকা আর নোট লিখে ✔ বাকী আদায় চাপুন।

আদায় যিনি তুললেন তাঁর আজকের দৈনিক শিটে "বাকী আদায়" ঘরে যায় আর জমা বাড়ে। বাকীর বেশি টাকা নেওয়া যায় না — দেখায় "বাকী আছে মাত্র ৳…"। ভুল আদায় সেদিনের দৈনিক হিসাব থেকে মুছুন (দিন ক্লোজের আগে)।

কাস্টমার খতিয়ান

কাস্টমারের নামে চাপলে তাঁর খতিয়ান খোলে:

• ওপরে নাম, ধরন, বাড়ি, ঠিকানা, ফোন আর ডানে বর্তমান বাকী।
• খতিয়ান: প্রতিটি বাকী বিক্রি (ইনভয়েস নম্বরসহ) আর প্রতিটি আদায়, কে তুললেন, কোন শাখায়, আর প্রতি লাইনের পর ব্যালেন্স।
• কেনাকাটা: কাস্টমারের সাম্প্রতিক কেনাকাটা — তারিখ, ইনভয়েস, বিক্রেতা, সিলিন্ডার, মোট আর বাকী।

তথ্য বদলাতে ✎ এডিট চাপুন: মোবাইল, নাম, বাড়ি, ঠিকানা, ধরন আর নোট বদলে সংরক্ষণ চাপুন। নোটে যেকোনো কথা লিখে রাখা যায় — যেমন "শুক্রবার টাকা দেবেন বলেছেন" বা "৫ তলা, লিফট নেই"। নোট খতিয়ানের ওপরে ধূসর ঘরে দেখায়।

এসএমএসের খসড়া

মালিক এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট (যেমন Claude বা ChatGPT) যুক্ত করে থাকলে (এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট), অ্যাসিস্ট্যান্ট বাকী মনে করিয়ে দেওয়ার এসএমএস খসড়া হিসেবে রেখে দিতে পারে। খসড়া থাকলে কাস্টমারের খতিয়ানের ওপরে হলুদ ঘরে এসএমএসের খসড়া (পাঠানো হয়নি) দেখায়।

GasDesk নিজে কোনো এসএমএস পাঠায় না। প্রতিটি খসড়ার নিচে:

• ফোন থেকে পাঠান: ফোনের মেসেজ অ্যাপ খোলে, নম্বর আর লেখা বসানো থাকে — দেখে নিয়ে নিজে পাঠান।
• পাঠানো হয়েছে চিহ্নিত করুন: পাঠানোর পর চাপুন, খসড়াটি তালিকা থেকে সরে যায়।
• বাদ দিন: দরকার না হলে খসড়া ফেলে দিন।

খতিয়ান প্রিন্ট

খতিয়ানের ওপরে 🖨️ খতিয়ান প্রিন্ট চাপলে প্রতিষ্ঠানের নাম-ঠিকানাসহ কাস্টমারের পুরো বাকী-আদায়ের হিসাব, চলতি ব্যালেন্স আর নিচে স্বাক্ষরের জায়গা খোলে। প্রিন্ট চেপে কাগজে দিন বা PDF করে হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান। হোটেল-রেস্টুরেন্টের মাসিক হিসাব মেলাতে কাজে লাগে।

এই বোতাম না থাকলে প্রিন্টযোগ্য খতিয়ান আপনার প্ল্যানে নেই।