দৈনিক হিসাব ও দিন ক্লোজ

দৈনিক হিসাব পাতাটা দোকানের কাগজের "দৈনিক বিক্রয় রিপোর্ট"-এর মতোই সাজানো: ওপরে দিনের টাকার বাক্স, তারপর বিক্রির লাইন, বাকী আদায়, খরচ আর নিচে সিলিন্ডারের হিসাব। প্রতিটি মানুষের প্রতিটি দিনের আলাদা শিট — দিনশেষে প্রত্যেকে নিজের শিট মিলিয়ে দিন ক্লোজ করেন।

কার, কোন দিনের শিট

• ডেলিভারি ম্যান সব সময় নিজের শিট দেখেন। ওপরের তারিখ বদলে আগের দিনের শিট দেখতে পারেন, কিন্তু নতুন কিছু তোলা বা ক্লোজ করা যায় শুধু আজকের।
• ম্যানেজার আর মালিক কর্মী ঘর থেকে যেকোনো কর্মীর শিট, অথবা সবাই বেছে পুরো শাখার একসাথে শিট দেখতে পারেন। শুরুতে নিজের শিট খোলে।

জমার বাক্স: ১+২+৩−৫−৬=৭

কাগজের শিটের নিচে ডান কোণের বাক্সটাই এখানে ওপরে:

নিচে ধূসর লেখায় বাকী বিক্রি — আজ যত টাকা বাকীতে গেছে (এটা ক্যাশে আসেনি, তাই জমায় নেই)।

বিক্রি, আদায় আর খরচের তালিকা

বিক্রি তালিকায় আজকের প্রতিটি বিক্রি এক লাইনে: ক্রেতার নাম (না থাকলে "নগদ ক্রেতা"), বাড়ি, ঠিকানা, ফোন (চাপলেই কল), সিলিন্ডার ও ধরন, ফেরত খালি, তলা, কমিশন, সময়, মোট আর বাকী। প্রতিটি লাইনের নিচে 🧾 রসিদ আর বাতিল (ভুল বিক্রি বাতিল দেখুন)।

তার নিচে আজকের বাকী আদায় — কার কাছ থেকে কত আদায় হলো। ভুল আদায় মুছুন দিয়ে মোছা যায় (দিন ক্লোজের আগে)।

খরচ যোগ

গাড়ির তেল, ভ্যান ভাড়া, নাস্তা — দিনের যেকোনো খরচ শিটের অন্যান্য ব্যয় অংশে তুলুন:

1. খাত (তেল, নাস্তা…) ঘরে খরচের নাম লিখুন।
2. টাকা লিখুন।
3. খরচ যোগ চাপুন।

খরচ সাথে সাথে বাক্সের ৬ নম্বর ঘরে যোগ হয় আর জমা কমে যায়। ভুল খরচ মুছুন দিয়ে মুছুন। মাসের সব খরচ খাত অনুযায়ী লাভ-ক্ষতি রিপোর্টে দেখা যায়।

সিলিন্ডার হিসাব

শিটের নিচে সিলিন্ডার হিসাব টেবিল — কাগজের শিটের নিচে বাঁ দিকের টেবিলের মতো। প্রতিটি সিলিন্ডারের লাইনে: রিফিল ক্রয়, প্যাকেজ ক্রয়, রিফিল বিক্রি, প্যাকেজ বিক্রি, ফেরত খালি, আর দিনশেষে ভরা আছে ও খালি আছে। ক্রয় আর হাতে থাকা স্টক পুরো শাখার; বিক্রির সংখ্যা যে কর্মীর শিট দেখছেন তাঁর।

গুদামে গুনে এই সংখ্যার সাথে না মিললে স্টক গণনা দিয়ে ঠিক করুন।

দিন ক্লোজ

দিনশেষে প্রত্যেকে নিজের শিট ক্লোজ করেন:

1. হাতের টাকা গুনে হাতে গোনা টাকা (ঐচ্ছিক) ঘরে লিখুন। জমার চেয়ে কম হলে লাল লেখায় কম: ৳…, বেশি হলে হলুদে বেশি: ৳… দেখায়।
2. 🔒 দিন ক্লোজ চাপুন। জিজ্ঞেস করবে "… এর হিসাব ক্লোজ করবেন? জমা ৳…। ক্লোজের পর আর পরিবর্তন করা যাবে না।" — OK চাপুন।
3. শিটে সবুজ ক্লোজড চিহ্ন আর "ক্লোজ করেছেন … · সময় · জমা ৳… · গোনা ৳…" লেখা ওঠে।

ক্লোজের পর সেই মানুষের সেই দিনে নতুন বিক্রি, আদায় বা খরচ তোলা যায় না, বাতিল বা মোছাও যায় না — হিসাবটা জমে যায়, যাতে জমার টাকা আর শিট সবসময় মেলে।

আগের কোনো দিনের হিসাব কেউ ক্লোজ না করলে হোম পাতায় সতর্কতা দেখায়। দৈনিক জমা রিপোর্টে (রিপোর্ট) কে কোন দিন ক্লোজ করেছেন দেখে বাকিগুলো ক্লোজ করুন।

ক্লোজ করা দিন আবার খোলা

ক্লোজের পর ভুল ধরা পড়লে (ভুল বিক্রি, ভুলে যাওয়া খরচ) ম্যানেজার বা মালিক শিটটি খুলে আবার খুলুন চাপুন। ঠিক করে আবার দিন ক্লোজ করুন। ম্যানেজার শুধু নিজের শাখার দিন খুলতে পারেন; ডেলিভারি ম্যান পারেন না। কে কখন খুলেছেন তা অডিট লগে থাকে।

শিট প্রিন্ট

ওপরের শিট প্রিন্ট চাপলে কাগজের "দৈনিক বিক্রয় রিপোর্ট"-এর মতো শিট খোলে: ক্রম, ক্রেতার নাম-ঠিকানা, ক্যাশ বিক্রি, অন্যান্য বিক্রি, বাকী বিক্রি, ফেরত সিলিন্ডার, বাকী আদায়, ব্যয়ের বিবরণ, সিলিন্ডারের হিসাব আর জমার বাক্স; নিচে ডেলিভারি ম্যান ও ম্যানেজারের স্বাক্ষরের জায়গা। প্রিন্ট চেপে কাগজে বা PDF-এ রাখুন।